Cómo organizar un evento con éxito

Montar un evento no es fácil. No importa la temática, todos suelen requerir una serie de pasos previos para que todo salga bien. Obviamente no es lo mismo montar una boda que una fiesta de cumpleaños para tu hijo, pero los pasos a seguir serían más o menos los mismos.

¿Y cuáles son esos pasos?

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  • Haz una lista de personas para no olvidarte de nadie: aunque luego no las invites a todas, parte de una lista inicial para saber seguro cuales son las personas a quien debes invitar y cuáles no. Queda muy mal cuando te has olvidado de alguien importante, a menudo son cosas que nunca se acaban de perdonar del todo y siempre quedan en el (mal) recuerdo.
  • Piensa en el presupuesto del que dispones: aunque sea poco o sea mucho, debes calcular lo que vas a gastar con él. Quizá te llega para un buen banquete, pero quizá con ese dinero prefieras poner comida más barata y a cambio dejar que venga a tocar una banda de música. Lo importante es saber con qué presupuesto se parte para poder hacer cálculos de lo que queremos y lo que no queremos.
  • ¿Cuáles son los invitados? A parte de pensar a quien invitas y a quien no, también es necesario pensar un poco en el tipo de público o invitado que va a venir. Imagina que montas una cata de vino caro, no es lo mismo que organizar una fiesta reeage en la playa. El tipo de gente que asistirá y las necesidades que tienen son muy distintas.
  • Decoración acorde con el tipo de evento: ni que sea montar un funeral. Cada evento tiene sus necesidades y su tipo de organización y decoración. Si es una fiesta infantil pues igual te conviene poner globos y payasos, pero si es otra cosa, pues te tendrás que adaptar. La decoración es algo muy importante: más del 90% de personas que asisten a un acto se fijan principalmente en ésto.
  • Invitaciones y demás: ¿Harás invitaciones? ¿cómo harás la difusión de tu acto? Piensa que hoy en día Internet también te puede ayudar mucho: las redes sociales nos ayudan a poder llegar a más gente y por tanto conseguir que venga mucha más gente a nuestros actos y eventos.
  • Lugar en donde harás el evento: ¿playa? ¿local? ¿una plaza del pueblo? ¿el garaje de tu casa? Cada fiesta es diferente. Si es algo más personal, en tu casa puede darse muy buena solución, pero también debemos pensar en otras cosas. Por ejemplo, si queremos hacerla en un espacio público, deberemos pedir permiso al ayuntamiento o a a la administración que corresponda. Piensa también que hay lugares públicos que se alquilan para actos, como museos o pabellones.
  • ¿Qué tipo de comida pondrás? (si es que pondrás, claro). Obviamente si es un evento musical no tiene mucho sentido ya decidir que pondrás, porque la música en sí ya es el acto principal, pero si no fuera así, puedes optar por muchas opciones: música ambiental, banda de música en directo… y mucho más. Lo importante es que sean un complemento, no un estorbo.
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